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Por qué decidimos trabajar solo 4 días a la semana y por qué vos también lo deberías hacer?

Por qué decidimos trabajar solo 4 días a la semana y por qué vos también lo deberías hacer?

Cuando comenzamos 8 años atrás, como la gran mayoría de los emprendimientos, trabajábamos prácticamente todo el día sin parar (incluso los fines de semana). El objetivo principal era buscar, como se lo conoce actualmente: Product-Market Fit. Es decir, encontrar un producto o servicio que solucione un problema real y concreto con una gran demanda.

Fue así como nació MejorTrato.com, el primer buscador y comparador online de servicios en Latinoamérica. Pero lamentablemente, luego de trabajados 2 años y una vez que encontramos clientes e ingresos, nos dimos cuenta que continuar de esta forma era insostenible en el tiempo.

Incluso, como muestra la ley de Brooks, agregar más programadores a un proyecto ya en funcionamiento y avanzado, no te va a ahorrar tiempo, sino al contrario. Es por eso que decidimos limitar nuestro tiempo laboral. Pero en ese momento nos preguntamos, por qué tienen que ser 5 días a la semana?, por qué no probar con 4 días?.

Como primera medida propusimos realizar una prueba inicial de 3 meses. Pasado este periodo y observando que no solo no bajaba nuestra productividad, sino que aumentaba, decidimos mantener esta política interna de trabajo y hasta el día de hoy, la seguimos manteniendo. Incluso el año pasado nuestros ingresos aumentaron un 204% y nuestro equipo esta formado por 34 personas.

A continuación, comparto 3 puntos que también te pueden ayudar a vos lo largo del camino para poder trabajar 4 días a la semana incluso mejorando tu productividad:

1) Trabaja exclusivamente utilizando Scrum.

Cuando comenzamos a finales de 2007, al terminar la universidad, lo único que conocíamos era el modelo tradicional de desarrollo, llamado “Cascada”.

Donde primero definíamos los requisitos, después diseñábamos la arquitectura, la implementamos y por último, la probábamos. Esto puede parecer muy lógico y totalmente correcto, pero esta muy lejos de la realidad.

Principalmente en un emprendimiento, como también en cualquier otro proyecto, lo único constante es el cambio, por lo cual, tener requerimientos fijos y un diseño de arquitectura definido en base a estos, desde el primer día, no van a reflejar la realidad de las necesidades del cliente semanas, meses o años más tarde. El mercado cambia cada día más rápido, sumado a que escuchar los comentarios de nuestros clientes desde el momento cero e ir iterando a partir de los mismos es clave!.

Es por esta razón que decidimos cambiar esta metodología de trabajo a Scrum, donde definimos “sprints” de una semana (sprints son intervalos de tiempos predeterminados para los cuales vamos a definir las tareas a realizar y al finalizar el mismo se analizarán los resultados para planificar el siguiente), que en nuestro caso son de 4 días en vez de 5. De esta forma, siempre la planificación se va a realizar enfocada en 32 horas laborales.

Una excelente referencia para que puedas aprender sobre SCRUM es el libro: “Scrum: El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo” por Jeff Sutherland. Es un buen punto de partida y el cual te ayudará enormemente.

Con este cambio específico en base a la metodología de trabajo, lograrás aumentar la productividad incluso invirtiendo menos tiempo.

2)  Elimina los Emails.

El segundo paso es directamente eliminar los emails para toda comunicación interna que suceda en tu compañía. Una de las mayores desventajas de comunicarte a través de correos electrónicos y aún más si tu equipo es en parte o completamente remoto, es que la información de ese correo quedará encerrada solo para quien la envía y sus destinatarios.

Esto genera una barrera gigante para la comunicación siendo que hoy en día con herramientas como Basecamp, Slack o Asana, podes mantener esta información valiosa al alcance de todos en cualquier momento y desde cualquier lugar en el mundo.

Por ejemplo, si el día de mañana sumas un nuevo programador o diseñador a tu proyecto, no es necesario que le re-enviemos cientos de emails para que se pueda poner al día, solo con enviarle sus datos para loguearse al sistema, es más que suficiente como para que pueda ver toda la información (e interacciones) en forma clara y ordena.

3) Limita tus reuniones.

Por último, decidimos limitar lo máximo posible todo tipo de reuniones en la empresa. No se puede solicitar una reunión tanto uno a uno, como en grupo, fuera de la única reunión obligatoria de máximo 15 minutos que se lleva a cabo todos los días a las 10 hs.

Si quieres realmente que tu compañía pueda trabajar 4 días a la semana y además mejorar los resultados, tienes que comprender que las reuniones son tu peor enemigo!. Como muestra The Economist en este artículo, solo con limitar las reuniones a 30 minutos y a un máximo de 7 participantes esta empresa manufacturera pudo reducir el equivalente a eliminar 200 puestos de trabajo.

La idea es que cada programador o trabajador pueda enfocarse exclusivamente en la tarea que debe realizar, para esto, como mínimo necesita 4 horas seguidas sin interrupción. Si puedes brindarle 4 horas por la mañana y 4 horas por la tarde, vas a aumentar su productividad considerablemente.

Cada interrupción no representa solo el tiempo que se pierde en asistir por ejemplo a una reunión, sino el tiempo para prepararse para la misma y también el tiempo necesario para volver a enfocarse y producir nuevamente trabajo de calidad.

Sino te invito a que recuerdes cuando fue la última vez que quisiste terminar con una tarea y no pudiste porque alguna interrupción elimino tu verdadero enfoque y avance. No es por casualidad que el mejor trabajo lo terminamos haciendo en el metro de ida o vuelta a la oficina, o en un avión ó incluso en una cafetería. El trabajo que genera valor termina siendo producido fuera de la oficina y la raíz de esto son las constantes interrupciones (en particular: las reuniones!).

Como conclusión, después de trabajar 6 años solo 4 días a la semana y teniendo el 50% más de tiempo para estar con la familia, hacer deporte o dedicar más tiempo a nuestros hobbies, nos dimos cuenta que tiene 3 ventajas adicionales que no esperábamos:

  1. a) Vas a tener menos faltas en tu empresa por asistencias al médico u otro aspecto, ya que lo pueden realizar tranquilamente el día viernes con total libertad para estas actividades.
  2. b) Es una ventaja estratégica sumamente útil para reclutar nuevos empleados, especialmente cuando buscas los mejores. Los mejores programadores pueden hacer 3 veces más rápido su trabajo que programadores promedio y 10 veces más rápido que los mediocres. Lo que importa aquí no es la cantidad de tiempo, sino la calidad del trabajo.
  3. c) Menos tiempo perdido en sitios de noticias y redes sociales, ya que todos se enfocarán más en hacer el trabajo necesario que tomaría 5 días, en solo 4.

Autor: Ingeniero en Computación de la Universidad Católica de Córdoba, Rennella Cristian fundador de MejorTrato.com en Perú. Inversor ángel para nuevos emprendimientos en Latinoamérica con alcance global.

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